Cara memperkecil ukuran file excel

Penyebab file excel membesar, dibuka lama, lemot adalah sebagai berikut :

Suatu ketika kita membuat document Excel yang cukup komplek yaitu berisi banyak data, formula dan grafik. Hingga pada saat kita menyimpan / save dokumen ternyata ukuran file tersebut membesar misalnya 5 MB atau mungkin puluhan MB. Hal itu tentu tidak begitu masalah jika file tersebut hanya kita simpan saja di komputer. Namun mesti begitu file excel dengan ukuran besar pasti berpengaruh pada saat pemrosesan file tersebut yaitu pada waktu membuka/open akan memakan waktu cukup lama, pada waktu kalkulasi data juga butuh waktu agak lama, proses mencetak, juga pada waktu menyimpan/save juga butuh waktu lebih lama. Bila proses tidak berjalan dengan lancar maka bisa mengakibatkan kerusakan pada file tersebut atau bisa juga file Corrupt. Masalah  mungkin timbul lagi jika file tersebut harus kita email kepada Client, sedangkan Email server hanya disetting untuk mengijinkan pengiriman maupun penerimaan email beserta attachmentnya ukuran file tidak lebih dari 3 MB, tentu  yang terjadi adalah email tidak akan terkirim dan akan kembali (“Error Delivery Email”).

Penyebab dari membengkaknya ukuran file excel ini adalah sebagai berikut :

1. Adanya banyak object berupa gambar bitmap atau garis di dalam sheet dan kemungkinan terduplikasi namun tidak kelihatan. Solusinya adalah hapuslah object yang tidak terpakai tersebut satu persatu. Jika tidak ditemukan maka gunakan Menu : Pilih tab HOME -> pilih toolbar Find & Select -> Goto Special -> Object, kemudian  hapus satu persatu object yang tidak berguna. Atau bisa juga menggunakan shortcut F5 untuk menampilkan menu Goto Special Object, kemudian langkah selanjutnya sama yaitu hapus satu persatu gambar atau object yang tidak dipakai, setelah itu Save dan lihat ukuran file harusnya sudah menyusut.
Step by step 1 sampai 3 :

2. Kemungkinan yang kedua apabila file excel membesar adalah karena kita masih menggunakan versi excel lama. Biasanya apabila kita masih memakai Microsoft Excel  versi 2003 ke bawah, apabila menyimpan file maka secara otomatis akan menjadi extension XLS. Apabila dibandingkan dengan Microsoft Excel versi 2007 ke atas yaitu dengan format XLSX, tentu perbedaan ukuran file yang tersimpan sangat berbeda sekali. Untuk Excel versi 2003 ke bawah ukuran filenya bisa lebih besar 200% dibandingkan dengan Excel versi 2007 ke atas. Maka dengan melihat perbedaan yang besar ini saya anjurkan untuk men Save as file excel menjadi berekstensi XLSX atau Excel versi 2007 ke atas. Apabila masih menggunakan versi yang lama maka sebaiknya diinstall versi yang terbaru minimal versi 2007 sehingga bisa untuk menyimpan file dengan format XLSX.

3. Kemungkinan yang ketiga yang menyebabkan file excel membesar adalah banyaknya data yang komplek dalam file tersebut yang berisi banyak rumus atau formula dan database. Mungkin solusinya bisa mengkompress file tersebut dengan bantuan software pihak ketiga misal W**Zip, W**rar, dll; Tapi bukan itu yang dibutuhkan karena tujuan awal dari mengkompress file excel ini bukan sekedar menjadi kecil saja tetapi juga untuk mempercepat pemrosesan file tersebut seperti saat open, print, close, save, calculate agar menjadi cepat. Apabila kita mengkompres dengan bantuan software pihak ketiga tersebut memang ukuran file menjadi kecil, tapi jika kita mau membukanya otomatis harus uncompress kembali file tersebut tentu akan kembali menjadi besar seperti semula dan tidak akan merubah kecepatan pemrosesan file tersebut.

Solusi tepat yang dipakai untuk mengkompress file excel adalah dengan men-save as type file Excel tersebut yang sebelumnya XLSX (Excel Workbook) menjadi type XLSB (Excel Binary Workbook).

Jika kita simpan menjadi type XLSB maka ukuran file bisa berkurang hingga 50% dan proses file menjadi lebih cepat.
Screen shoot :

Demikian artikel dari TUTOR HEBRING semoga bermanfaat.